Waarom ontbrekende certificaten deals kosten nog vóór de offerte
Inkoopafdeling van een ziekenhuis of zorgnetwerk werkt met een goedgekeurde leverancierslijst. Om op die lijst te komen — en te blijven — moet een leverancier aantonen dat zijn producten voldoen aan de geldende normen. ISO-certificaten, CE-verklaringen, veiligheidsdatabladen en productspecificaties zijn geen nice-to-have: ze zijn een minimumvereiste.
Het probleem is niet dat plasticsverkopers die documenten niet hebben. Het probleem is dat ze niet direct beschikbaar zijn op het moment dat een inkoper ernaar vraagt. De verkoper moet de vraag intern uitzetten, iemand zoekt het document op in een gedeelde schijf, het wordt verstuurd per e-mail — en de inkoper heeft ondertussen al een concurrent benaderd die het document in één klik kon overleggen.
- Zorginkopers verwachten documentatie vóór het plaatsen van een eerste order
- Handmatig certificaten opzoeken en versturen kost tijd en geeft een onprofessionele indruk
- Verlopen certificaten die niet tijdig worden vervangen leiden tot leveranciersuitsluiting
- Een portaal zonder downloadbare documenten wordt als onvolledig gezien door professionele inkopers
Documenten koppelen aan elk product-SKU
In BinSoft koppelt u ISO-certificaten, CE-verklaringen, veiligheidsdatabladen en productspecificaties direct aan elk product-SKU. De documenten worden opgeslagen in het systeem en zijn zichtbaar op de productpagina in uw klantportaal.
Een zorginkoper die een product bekijkt, ziet direct welke certificaten beschikbaar zijn en kan ze in één klik downloaden — zonder dat er iemand van uw kant iets hoeft te doen. U hoeft het document maar één keer te uploaden; daarna regelt het systeem de rest.
Tip
Stel verloopdata in voor elk certificaat. BinSoft stuurt u een automatische melding zodra een certificaat over 30 dagen verloopt, zodat u altijd op tijd het vernieuwde document uploadt en nooit een zorgklant met een verlopen certificaat confronteert.
Audittrail en downloadgeschiedenis
BinSoft houdt bij wie welk document wanneer heeft gedownload. Dit audittrail is waardevol bij leveranciersaudits of bij vragen van een zorginstelling over de geldigheid van uw certificering op het moment van levering.
U ziet per document hoeveel keer het gedownload is en door welke klantaccounts — nuttige informatie om te begrijpen welke zorginstellingen actief bezig zijn met uw producten te evalueren.
Wilt u certificaten direct beschikbaar stellen in uw portaal?
Vraag een vrijblijvende demo aan en zie hoe BinSoft documentbeheer werkt voor uw productcatalogus.