Waarom spreadsheet-prijsbeheer onvermijdelijk leidt tot fouten
Zorginstellingen sluiten raamcontracten af met leveranciers. Die contracten bevatten specifieke prijsafspraken per productgroep, soms per individueel artikel, en vrijwel altijd met volumekortingen die per kwartaal of per jaar berekend worden. Dat is complexe data die per klant verschilt.
Plasticsverkopers met meerdere zorgklanten beheren die prijzen vaak in losse Excel-bestanden — één per klant, of erger, één gecombineerd bestand dat handmatig bijgehouden wordt. Het resultaat is voorspelbaar: updates worden niet overal doorgevoerd, een salesmedewerker gebruikt een oud bestand, en er gaat een factuur uit met de verkeerde prijs. Een professionele inkoopafdeling in de zorg houdt dit bij. Na twee factuurcorrecties zoeken ze een leverancier die het systeem op orde heeft.
- Elke zorginstelling heeft unieke prijsafspraken die van de standaardlijstprijs afwijken
- Spreadsheets worden niet synchroon bijgehouden tussen salesmedewerkers
- Factuurfouten kosten tijd, geloofwaardigheid en uiteindelijk het contract
- Contractverlengingen mislukken als de leverancier zijn eigen afspraken niet nakomt
Contractprijzen per account opslaan in BinSoft
In BinSoft maakt u per klantaccount een prijslijst aan die afwijkt van uw standaardcatalogus. Die prijslijst kan per productgroep, per categorie of per individueel SKU worden ingesteld, inclusief volumekortingen die automatisch worden toegepast op basis van de ordergrootte.
Zodra een medewerker van de zorginstelling een order plaatst, trekt BinSoft automatisch de contractprijs op die bij hun account hoort. Er is geen handmatige stap, geen controle achteraf — de juiste prijs staat direct op de orderbevestiging en de factuur.
Tip
Stel een vervaldatum in voor elk contractprijsaccount. Twee weken voor het verstrijken van een contract stuurt BinSoft automatisch een melding aan uw accountmanager — zodat u altijd op tijd het gesprek aangaat over verlenging, in plaats van te ontdekken dat het contract verlopen is als een klant klaagt over een verkeerde prijs.
Prijshistorie gebruiken bij contractonderhandelingen
BinSoft bewaart de volledige prijshistorie per klant. Bij contractonderhandelingen kunt u direct inzien welke producten het meest zijn afgenomen, wat de gemiddelde orderwaarde was en welke volumekortingen van toepassing waren — zonder handmatig data te moeten samenvoegen uit verschillende bronnen.
Die informatie is niet alleen nuttig voor uw salesteam, maar ook voor uw eigen calculaties: u ziet direct of de bestaande contractprijzen nog winstgevend zijn of dat aanpassing nodig is.
Wilt u contractprijzen foutloos en automatisch toepassen?
Vraag een vrijblijvende demo aan en zie hoe BinSoft klantspecifieke prijsbeheer in de praktijk werkt.